Qhov kev ua haujlwm tau nkag siab raws li cov cai uas tau kos npe rau cov kev daws teeb meem tau txhawb nqa hauv ib lub tuam txhab lossis lub koom haum txij li lub sijhawm lawv tau txais mus rau qhov chaw khaws ntaub ntawv. Lub hauv paus ntawm lub tswv yim no yog qhov tau txais cov ntaub ntawv, nws qhov kev txiav txim siab, hloov mus rau lub koom haum tswj hwm, cov koom haum ntsuas kev ua tiav, ntawv pov thawj, ua tiav, khaws cia.
Qhov no yog ib txoj kev uas yuav siv sij hawm rau hauv cov xwm txheej ntawm cov ntaub ntawv kev txav mus los nrog rau kev ceev ntawm nws txoj kev txav mus los ntawm cov xwm txheej no. Cov ntaub ntawv ntws yog txheej txheem uas yuav tsum muaj kev cuam tshuam nrog cov ntaub ntawv kev ua ub no ntawm cov cuab yeej tswj hwm, nrog rau cov ntaub ntawv txhua tus neeg txiav txim siab, khaws cov ntaub ntawv tau txais tshiab.
Ib tug lossis loj tus lej ntawm qhov tsis txaus hauv kev ua ub no ntawm ntau qhov kev tswj hwm apparatuses yog txuas nrog cov koom haum tsis zoo ntawm kev txav ntawm cov ntaub ntawv. Piv txwv li, cov txheej txheem ntawm kev ncig ntawm daim ntawv txiav txim siab tswj hwm yuav tsum suav nrog peb yam tseem ceeb:
- cov ntaub ntawv txhawb nqa rau kev txiav txim siab (qhov no suav nrog cov ntaub ntawv txhim khu kev qha,lees paub qhov tseeb ntawm qhov kev txiav txim);
- ua ntaub ntawv txiav txim siab nws tus kheej (cov ntaub ntawv tswj hwm);
- tswj kev siv (uas suav nrog lub koom haum ntawm kev npaj ua haujlwm, cov txheej txheem ua tiav txoj haujlwm, ua raws li cov xwm txheej thiab sijhawm kawg).
Raws li tuaj yeem pom los ntawm qhov piv txwv saum toj no, kev ua haujlwm yog kev sau cov ntaub ntawv raws li qhov kev txiav txim siab tswj hwm yuav raug muab tawm; kev npaj ntawm kev txiav txim siab nws tus kheej, suav nrog kev kho, kev sib koom ua ke, kev tsim qauv kom pom zoo. Tag nrho cov theem saum toj no yuav tsum muaj kev txav ntawm cov ntaub ntawv tsis yog ntawm cov qauv kev faib tawm ntawm lub tuam txhab, tab sis kuj ntawm cov neeg ua yeeb yam, los ntawm cov kws tshaj lij, cov kws tshaj lij, mus rau cov thawj coj. Qhov xaus ntawm qhov piv txwv no yog raws li hauv qab no: qhov siab dua qhov nrawm ntawm kev txav ntawm cov ntaub ntawv, qhov siab dua ntawm nws qhov kev ua tiav ntawm txhua theem, qhov zoo dua ntawm kev tswj hwm kev lag luam tag nrho.
Lo lus nws tus kheej tau tshwm sim hauv cov ntaub ntawv thaum ntxov li xyoo 1920. Tom qab ntawd nws tau ntseeg tias qhov kev ua haujlwm yog lub koom haum ntawm kev ua haujlwm txhawm rau txhawm rau txhim kho kev tsim kho ntawm lub xeev apparatus tag nrho, kev faib cov dej num ntawm ntau tus neeg ua yeeb yam thiab cov kev pabcuam. Xyoo 1931, Lub Tsev Haujlwm Saib Xyuas Kev Tswj Xyuas Tshuab tau ua thawj zaug los tswj cov txheej txheem ntawm kev ua haujlwm hauv chaw ua haujlwm. Cov kev cai tau teeb tsa raws li qhov kev lees paub thiab xa cov ntaub ntawv, cov cai rau kev ua tiav, thiab kev tswj hwm kev kos npe yuav tsum tau ua. Cov theem hauv qab no ntawm kev txhim kho kev lag luam tau txais kev cai lij choj ntawm cov tswv yim xws likev ua haujlwm hauv chaw ua haujlwm, qhov tseem ceeb ntawm kev ua haujlwm ntawm tus kheej. Txoj haujlwm tswj xyuas cov ntaub ntawv tsis tau hais los ntawm cov cai lij choj no, txawm hais tias qhov tseeb nws txhua tus tau nqis los tswj kev txav ntawm cov ntaub ntawv. Pib xyoo 1974, daim ntawv tseem ceeb tau kos npe uas tswj hwm tag nrho cov txheej txheem ntawm kev tswj cov ntaub ntawv, uas tseem siv tau.
Txoj cai lij choj no yog hu ua "Unified State Records Management System" (USSD), cov kab lus uas tau mob siab rau lub koom haum ntawm kev txav ntawm cov ntaub ntawv, cov txheej txheem thev naus laus zis ntawm lawv cov txheej txheem thiab cov cai siv. Qhov kev sau no tsim cov cai yooj yim: "Cov ntaub ntawv ntws yog kev ua haujlwm ntawm cov ntaub ntawv raws txoj kev luv tshaj plaws, suav nrog lub sijhawm tsawg kawg nkaus thiab cov nqi zog." Tsuas yog los ntawm kev siv txoj cai pom zoo hauv kev xyaum, ib tus tuaj yeem suav rau kev txhim kho lub neej ntawm lub teb chaws cov pej xeem, kev loj hlob ntawm lub xeev kev lag luam.
Yuav kom ua tiav cov hom phiaj no, cov neeg txawj ntse, kev qhuab qhia, cov thawj coj muaj lub luag haujlwm yog xav tau, rau cov neeg uas qhia txog kev ua haujlwm raws li USSD yuav yog ib qho teeb meem ntawm kev hwm thiab lub siab.
